Archivräumung | Scanservice A7 bis Großformat A0
Archivierung | Datenschutz | Aktenvernichtung
papierloses Büro | digitale Buchhaltung | Scandienstleister
Aufbewahrungspflicht von Unterlagen – Was Sie wissen müssen
Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV möchte die Bundesregierung die deutsche Wirtschaft entlasten. Das Gesetz wurde am 26.09.2024 im Bundestag verabschiedet und hat am 18.10.2024 auch den Bundesrat passiert.
Eine der zentralen Änderungen betrifft die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Diese wird von bisher zehn auf acht Jahre reduziert. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung zu senken.
Ob das Gesetz insgesamt tatsächlich zu einer Entlastung führt, soll hier nicht weiter beleuchtet werden. Stattdessen werfen wir einen genaueren Blick auf die konkrete Änderung der Aufbewahrungsfristen.
Rechtlicher Hintergrund
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind in § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) sowie § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Bislang sahen beide Vorschriften eine Frist von zehn Jahren vor. Diese beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Ein Buchungsbeleg dient als Nachweis für einen Geschäftsvorfall und macht jede Buchung im Unternehmen nachvollziehbar. Beispiele hierfür sind:
Lohnabrechnungen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Bankbelege
Bewirtungsbelege
Kassenbelege
Quittungen
Mit der Gesetzesänderung müssen diese Unterlagen künftig nur noch acht Jahre aufbewahrt werden.
Die neue Frist gilt für sämtliche Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am Tag vor Inkrafttreten noch nicht abgelaufen ist. Nach Verkündung wird das Gesetz voraussichtlich zum 01.01.2025 wirksam.
Bezug zum Datenschutzrecht
Da es sich hier um ein Datenschutz-Blog handelt, stellt sich die Frage: Welche Relevanz hat die verkürzte Aufbewahrungsfrist für den Datenschutz?
Der Zusammenhang liegt darin, dass Aufbewahrungsfristen eine entscheidende Rolle bei der Erstellung von Löschkonzepten, in Datenschutzerklärungen und in Verarbeitungsverzeichnissen spielen.
Buchungsbelege enthalten häufig personenbezogene Daten – etwa Namen und Kontaktdaten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO besteht grundsätzlich eine Pflicht zur Löschung, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist: Speicherung ist zulässig und Löschung unzulässig, da sie zur Erfüllung der Pflichten erforderlich ist.
Nach Ablauf der Frist: Es greift regelmäßig die Pflicht zur Löschung.
Damit müssen Unternehmen ihre Datenschutzdokumentation (Löschkonzepte, Datenschutzerklärungen, Verarbeitungsverzeichnisse) anpassen. Außerdem sind technische Änderungen in IT-Systemen notwendig, um Speicherfristen von bislang zehn auf acht Jahre zu verkürzen.
Fazit
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist soll eigentlich Bürokratie abbauen. Für Unternehmen bedeutet sie jedoch zunächst zusätzlichen organisatorischen und technischen Aufwand – insbesondere im Bereich Datenschutzmanagement.
Aufbewahrungsfristen von Bauakten
Digitale Bauakten – Effiziente Archivierung und langfristige Sicherheit
Wie lange müssen Bauakten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumentenart und Zweck:
📌 Bauunternehmen müssen steuer- und geschäftsrelevante Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren
📌 Architekten & Ingenieure sollten Bauakten zur Absicherung ihrer Rechtsposition bis zu 30 Jahre archivieren
📌 Für einige urheberrechtlich relevante Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 70 Jahren
Es gibt keine einheitliche gesetzliche Regelung zur Archivierung aller Bauunterlagen – daher ist eine strukturierte und sichere digitale Lösung die beste Möglichkeit, den Überblick zu behalten.
Die digitale Bauakte ersetzt papierbasierte Archivierung und bietet zahlreiche Vorteile:
✔ Schneller Zugriff & bessere Organisation – Dokumente sind in Sekunden abrufbar
✔ Platz- & Kosteneinsparung – Keine überfüllten Archive oder teure Lagerflächen mehr nötig
✔ Rechtssichere Speicherung – Langfristige Verfügbarkeit ohne Qualitätsverlust
✔ Effiziente Zusammenarbeit – Jederzeit ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
✔ Automatische Sicherung & Schutz vor Verlust – Keine Schäden durch Feuer, Wasser oder Abnutzung
Mit unserem Scanservice helfen wir Ihnen, Ihre Bauakten, Pläne und Dokumente digital zu archivieren und gesetzeskonform aufzubewahren.
Aufbewahrungsfristen Steuerunterlagen
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen – Kurz & Kompakt
Unternehmen, Selbstständige und Gewerbetreibende sind gesetzlich verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Die Fristen variieren je nach Dokumententyp.
Wichtige Aufbewahrungsfristen:
✅ 10 Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Gehaltslisten
✅ 8 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Quittungen (ab 2025 laut BEG IV)
✅ 6 Jahre: Geschäftskorrespondenz, sonstige Belege
📌 Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage erstellt oder die letzte Buchung vorgenommen wurde.
Digitale Archivierung – Die smarte Lösung
Mit einer digitalen Steuerarchivierung sparen Sie Platz, optimieren den Dokumentenzugriff und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben revisionssicher.
